Секретарю необходимо найти площадку вне офиса, чтобы организовать там пресс-конференцию или тренинг компании. Что необходимо знать при поиске площадки и к чему быть готовым? Какие вообще площадки бывают?
Организация деловых мероприятий – один из самых распространенный видов событий. На данный момент, в Москве множество площадок, способных принять конференцию, семинар или тренинг. Есть площадки, расположенные при бизнес-центрах (Премьер Плаза), гостиницах (Бородино, Marriott, Holiday Inn), а есть и специализированные, такие как Павелецкий конференц-центр или EXTROPOLIS. Прежде чем начинать поиск, необходимо понимать формат события, от которого будет зависеть логистика в помещении, какая будет рассадка (театром, классом и т.д.). Необходимо знать количество человек для того, чтобы определить площадь помещения (основного зала) и холла, где будет происходить регистрация, кофе-брейк, обед (фуршет). Например, при организации конференции на 300-400 человек можно взять концертный зал (либо кинозал) одной из гостиниц (Космос, Radisson SAS Славянская), а можно рассадить гостей в одной плоскости, например в ИНФО-ПРОСТРАНСТВО.
Одним из наиболее важных параметров является транспортная доступность площадки. Например, на востоке Москвы есть трехзвездочные гостиницы (Турист, Восток), которые располагают недорогими аудиториями для организации семинаров, но из-за того, что до них сложно добраться, они не особо популярны. Парковка, пожалуй, самый острый вопрос столицы, ее наличие – существенный плюс в сторону выбора площадки.
Еще один немаловажный момент – организация питания – наличие в здании столовой, либо ресторана/кафе – очень приветствуется. В случаях, когда площадка располагает площадью, но не может организовать кофе-брейк и обед, можно пригласить кейтеринговую компанию.
Не так давно столичные рестораны стали предоставлять свои площади под деловые события. На данный момент, формат – это самая главная задача организатора. Есть деловая часть, а есть развлекательная. Если заведение располагает несколькими залами, и тема конференции либо семинара может проходить в неформальной обстановке, то ресторан – прекрасная площадка. Ярким примером может быть ресторан «Архитектор», «Grand Havana Room».
Есть залы, которые не имеют формата и особой стилистической направленности. Например демонстрационный зал ГУМа, либо Особняк П.Смирнова. Возможно использование киноконцертных залов (Киноцентр на Красной Пресне), театров (Московский Государственный Мюзик холл), выставочных галерей (Art Play, Винзавод) и спортивных комплексов (Ходынское поле и Лужники).
Должны ли отличаться площадки для пресс-конференций и тренингов? Чем?
Скорее всего – площадью. Тренинги предполагают передвижение участников по залу, а для этого нужно пространство. Семинары – более демократичны и происходят «заседанием» на одном месте.
Какие условия должны соблюдаться в помещении и что необходимо требовать от тех, кто предоставляет площадку?
Все зависит от формата мероприятия и договоренностей с площадкой. Однозначно Вы можете требовать уборку туалетов и наличие гардероба, но даже его отсутствие, как например в ГУМе – не повод для перемены площадки. Уже давно существует услуга «выездной гардероб», которая решает подобные проблемы и в демонстрационном зале входит в стоимость аренды.
Все индивидуально и обсуждается в каждом конкретном случае и поставленной задаче.
Какой диапазон цен на различные площадки для разных событий и на разное количество человек? (Например, на 300 человек в центре Москвы).
Ценообразование у всех разное. Единого стандарта не существует, так же как и уровень у всех разный, не говоря уже о количестве предоставляемых услуг. Может быть ставка за 1 час (от 3000-5000 руб.), может быть плата сразу за 5 часов (30 000-50 000 руб.), может быть аренда на сутки – от 150 000 (Особняк П.Смирнова) до 720 000 руб. (ГУМ).
Когда Секретарь заказывает площадку, он платит только за аренду помещения или еще за какие-то услуги? Какие? Сколько необходимо доплачивать, если необходимо еще что-то (проектор, столы и стулья дополнительные, микрофоны)?
Есть арендные ставки, которые включают весь перечень «прикрепленный» к залу, например: проектор, флип-чарт, система звукоусиления. А есть площадки, где все будет оплачиваться дополнительно: например, в Премьер Плазе есть услуга синхронного перевода, которая будет оплачиваться по отдельному прайс-листу, несмотря на то, что она стационарно установлена в зале. Столы и стулья в большинстве случаев входят в стоимость аренды, а там где их нет – привозятся силами организаторов мероприятия (кейтеринговые компании, агентства по аренде мебели на мероприятия).
Если во время конференции или тренинга ломается проектор или микрофон, обязаны ли сотрудники-организаторы (те, кто предоставляет площадку) заменить приборы на работающие? Это происходит бесплатно, или потом необходимо доплачивать?
Однозначно, в ходе мероприятия происходит замена оборудования, но вот относительно оплаты – два варианта: если поломка совершена по вине участника конференции или тренинга, то оплачивает организатор; если оборудование вышло из строя в силу своей «старости», либо сгорело из-за скачка напряжения (причин может быть масса), то оплачивать будет арендодатель.
Если при аренде помещения необходимым условием будет являться организация банкета или фуршета, что следует обговаривать с сотрудниками, дающими помещение в аренду? Какие нюансы следует знать? Необходимо ли будет доплачивать за дополнительное помещение, столы? Сколько?
Если компания, организует мероприятие в помещении, где уже работает ресторан либо кейтеринг, то оплата будет происходить из расхода питание на 1 человека (кофе-брейк, обед) + напитки + 10% обслуживание (в большинстве случаев). Аренда мебели уже должна входить в счет.
Если организатор привлекает кейтеринговую компанию, то отдельно обсуждаются все нюансы помещения, и из множества факторов формируется стоимость. Например: в холле необходимо организовать диванную зону для курящих – этот момент будет составлять отдельную статью расходов. Если необходимо, чтобы столы и стулья, которые привезет кейтеринг, были обтянуты определенным фирменным цветом – то клиент будет обязан заплатить за аренду чехлов и скатертей. Аренда столов и стульев в большинстве случаев входит в счет заказа еды.
Счет за кофе-брейк формируется из: а) напитков, которые должны быть представлены (чай, кофе, соки, вода), б) закусок (булочки, канапе, бутерброды, корзиночки и даже выпечка блинов), ну и конечно же количества человек. Обед – то же самое, только добавятся холодные и горячие закуски, основные горячие блюда. Отдельной статьей расхода в счете кейтеринга будет 10% за обслуживание.
В некоторых случаях деловые мероприятия заканчиваются алкогольным коктейлем и напитками, которые частично могут быть предоставлены клиентом.
Если участниками конференции либо тренинга приезжают из разных городов, как организовать размещение? На какие моменты необходимо обратить особое внимание?
Несомненно, к такого рода площадкам будут относиться гостиницы Москвы и загородные дома и пансионаты (особенно, в случаях многодневного мероприятия). Основным фактором для выбора будут: возможность площадки разместить в номерах необходимое количество человек и одновременно предоставить зал, который вместит всех участников мероприятия.
Второй немаловажный фактор – организация транспорта. Все остальное зависит от бюджета. Можно разместить гостей и организовать конференцию в гостиничном комплексе Измайлово (3-4 *), а можно и в фешенебельном загородном отеле Le Meridien Moscow Country Resort.
Источник: 4banket.ru