Несомненно, большое счастье, когда клиент знает что хочет. Но зачастую, нам приходится сталкиваться с тем, что для начала надо предложить, а потом – закрепить. В общем, как и всегда, все с водится к грамотно составленному брифу, в котором обязательно должен быть прописан ориентировочный бюджет (в большинстве случаев).
И так, что же такое «бюджет»? Очень много было и статей на эту тему, и информации о том, как его правильно составлять, рассчитывать. Но при всем многообразии теории, никто не принимает во внимание человеческий фактор. То, что может поменять ход переговоров по мероприятию за считанные секунды.
Примеров – масса, вот некоторые из них:
- «закончились деньги» – очень часто происходит в «частных» событиях, и event-менеджеру нужно начинать «срочно» экономить, ужиматься, урезать и т.д.;
- поменялось руководство или в ходе переговоров появляются лица со стороны клиента, которые решают делать «все по-своему» - типично для корпоративных и деловых событий, а бюджет уже рассчитан на ранее составленную программу;
- различные форс-мажорные обстоятельства возможны для любого типа мероприятия.
Что делать в такой ситуации, когда неожиданно, что-то происходит, а вы понимаете, что в ходе подготовки мероприятия, когда и предоплата внесена, и все на завершающей стадии подготовки – дороги назад нет? Для каждого event-менеджера, уже по специфике профессии, выражения «дороги назад нет» - не существует. Есть варианты – «нет ничего невозможного», «все реально» или «мы найдем компромиссное решение».
С юридической точки зрения, даже организация детского дня рождения должна быть закреплена договорными обязательствами с обеих сторон. Это предостережет вас от «непредвиденных» обстоятельств, защитит от финансовых потерь, а клиенту даст гарантии того, что Вы, будучи организатором мероприятия, не оставите его «с носом». Хотя, в наше время, так же как и на рекламном рынке, договорные обязательства не являются залогом финансовой гарантии.
Несмотря на то, что рынок организации мероприятий является далеко не самым надежным, на ресторанном рынке дела обстоят не на много лучше. Казалось бы, что если вы как минимум можете увидеть и потрогать то, где будет происходить событие, то половина дела сделано. Как минимум, ресторан никуда не убежит, но, здесь могут возникать куда более «обидные» ситуации. Например, директор ресторана, неожиданно, решает поднять стоимость меню, перепродать зал, установить арендную плату, внести дополнительные статьи расхода – и все это за несколько дней до мероприятия. Такое случается, и далеко не все заведения предлагают заключить договор на банкетное обслуживание, или хотя бы составить смету-бюджет с подписью человека, который принимает у Вас заказ.
Единственное что Вам остается – это скандалить и жаловаться. Очень много отзывов о заведениях оставляет именно частная аудитория, из чего можно сделать вывод, что с юридическими лицами-клиентами дела в заведениях обстоят значительно лучше, что факт заключения договора, оформления обязательств хотя бы в простом письменном виде – дает гарантии на организацию мероприятия без сюрпризов в бюджете.